Подмосковным предпринимателям рассказали о новых правилах в применении электронной подписи для участия в торгах

Эксперты и общественные помощники уполномоченного по защите прав предпринимателей в Московской области Владимира Головнева делятся с бизнес-сообществом полезной информацией на актуальные темы. Общественный помощник уполномоченного по государственным закупкам — Сергей Маковеев подготовил подробную инструкцию о новшествах в применении электронной подписи для участия в торгах и особенностях машиночитаемой (электронной) доверенности.

На сегодняшний день получить электронно-цифровую подпись (ЭЦП) можно в Инспекции федеральной налоговой службы (ИФНС) или в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). ЭЦП может быть оформлена на руководителя или представителя организации.

С 1 сентября 2023 года в силу вступил новый порядок — теперь оформить электронную подпись по новым правилам можно как в самой ФНС, так и через доверенные лица налоговой. Список мест выдачи ЭП доступен на сайте ФНС.

При подаче заявления потребуется: документ, удостоверяющий личность; номер СНИЛС; ИНН физлица или юридического лица; токен. Можно предоставить уже используемый вами токен или приобрести новый. Главное, запросить у продавца именно носитель для ЭЦП налоговой — к ним предъявляют особые требования. За токеном можно обратиться в любой удостоверяющий центр, к производителю или найти его в вендинговых аппаратах в налоговых инспекциях. На одного человека можно получить строго одну подпись. При оформлении новой, другие действующие подписи аннулируются автоматически.

С 1 сентября 2023 года для получения такой подписи представителю организации, не являющуюся её руководителем, потребуется машиночитаемая доверенность. Все выданные ранее подписи действуют до окончания их срока или до 1 октября 2024 (что наступит ранее).

Машиночитаемая доверенность (МЧД) является электронным аналогом бумажной доверенности на подписание электронных документов. Это файл в формате xml, в котором указана информация о доверителе, представителе (уполномоченный работник) и полномочиях, которые он получает. У МЧД есть еще одно разговорное название — электронная доверенность.

Главная задача МЧД — подтвердить, что сотрудник или внештатный работник, может подписывать электронные документы от имени организации.

МЧД отличается от электронного скана бумажной доверенности. У машиночитаемой доверенности есть специальный формат, а также требования к содержанию. Сведения из машиночитаемой доверенности информационная система или сервис могут считать автоматически. Чего не получится сделать со скан-копией.

Касаемо выпуска доверенностей, руководитель или сотрудник вносит информацию в машиночитаемую доверенность. После этого руководитель подписывает МЧД своей электронной подписью — личная ЭП физлица не подойдет. Подписанная МЧД отправляется на хранение в информационную систему (ИС).

Сотрудник может отправлять МЧД двумя способами: отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов. Тогда сотрудник находит файл доверенности в архиве системы, прикрепляет его к подписанным документам и отправляет. Во втором случае — следует указать только номер МЧД, хранящейся в сторонней системе. Такая система не только хранит МЧД, но и передает информацию из них в общую базу доверенностей. Поэтому отправлять сам файл доверенности не нужно — получатель документов введет номер МЧД и узнает необходимые данные. Чтобы пользоваться этим способом, информационная система компании должна уметь обращаться к общей базе. Получатель машиночитаемой доверенности может проверить: срок действия доверенности; полномочия сотрудника, указанные в МЧД; электронную подпись директора, которой подписана МЧД.

Если у сотрудника больше нет полномочий подписывать документы организации или его полномочия изменились, директор может отозвать машиночитаемую доверенность. Для этого он направляет в информационную систему, которая хранит МЧД, заявление на отзыв. По какой форме заполнять заявление, каждая система устанавливает самостоятельно. Сам сотрудник тоже может отказаться от полномочий. Для этого ему нужно подписать отказ своим сертификатом.

Общие требования к содержанию машиночитаемых доверенностей установлены в приказе Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. В доверенности обязательно должна быть информация о МЧД — название и номер, срок действия; данные доверителя (физлица, ИП или юрлица); данные представителя и полномочия, которые он получает; возможность передоверия; электронная подпись, которой подписана МЧД.

Электронные доверенности введены законодателями для того, чтобы повысить безопасность использования электронных подписей в организациях.

Сергей Маковеев пояснил, что по новым правилам сотрудники и уполномоченные лица будут использовать только личную электронную подпись физлица — в ней есть только данные сотрудника и нет данных о компании. И чтобы подтвердить полномочия, сотрудник будет прикладывать МЧД при подписании документов. Новая схема работы безопаснее как для организации, так и для сотрудника.

Для использования будет необходимо запросить у руководителя юрлица доступ к закупкам. Государственным — через профиль компании на Госуслугах и личный кабинет ЕИС. Коммерческим — в личном кабинете ЭТП или по правилам конкретной площадки.

Во время ежегодного обращения к жителям региона губернатор Московской области Андрей Воробьев отметил, что правительство Подмосковья будет и дальше сопровождать все процессы, которые сопутствуют поддержке бизнеса.