Подмосковным предпринимателям сообщили правила использования электронной подписи на торгах

Согласно приказу Минцифры Российской Федерации от 18 августа 2021 года №857, в электронной доверенности обязательно должна содержаться определенная информация. Это включает в себя данные о машинно-читаемом документе (МЧД), а именно: название и номер машиночитаемого документа, срок его действия, а также информацию о доверителе (физическом лице, индивидуальном предпринимателе или юридическом лице), данных представителя и полномочиях, которые он получает, и указание на возможность передоверия.

Обычно, электронные доверенности были введены законодателями с целью повышения безопасности использования электронных подписей в организациях. Это обусловлено необходимостью установления четких правил и обязательств при работе с электронными данными и подписями.

Согласно пояснению Сергея Маковеева, в соответствии с новыми правилами сотрудники и уполномоченные лица будут использовать исключительно личную электронную подпись физического лица. Важно отметить, что в такой подписи содержатся только данные сотрудника, без упоминания данных о компании. Для подтверждения своих полномочий при подписании документов сотрудник будет прикладывать соответствующий МЧД.

Таким образом, новая схема работы, основанная на электронных доверенностях, станет более безопасной как для организации, так и для сотрудника, поскольку она позволяет четко установить и подтвердить полномочия подписывающего лица.

Чтобы использовать электронные доверенности в работе, необходимо будет запросить у руководителя юридического лица доступ к закупкам. Для государственных организаций доступ к закупкам осуществляется через профиль компании на Госуслугах и личный кабинет Единой информационной системы. А для коммерческих организаций доступ предоставляется в их личном кабинете на электронной торговой площадке или в соответствии с правилами конкретной площадки.

Таким образом, использование электронных доверенностей становится важным инструментом повышения безопасности и эффективности электронного документооборота в современных организациях.

Фактически, ряд экспертов и общественных помощников, работающих с Уполномоченным по защите прав предпринимателей в Московской области, делится с бизнес-сообществом важной информацией о том, как получить и использовать электронно-цифровую подпись (ЭЦП) для участия в государственных закупках.

Сначала давай поговорим о получении ЭЦП. Теперь, начиная с 1 сентября 2023 года, новый порядок дает возможность оформить электронную подпись как напрямую в Федеральной налоговой службе (ФНС), так и через уполномоченных лиц. Информацию о местах, где можно получить ЭЦП, можно найти на сайте ФНС.

Для получения ЭЦП вам понадобится документ, подтверждающий вашу личность, ваш номер СНИЛС, а также ИНН (Идентификационный номер налогоплательщика) для физического или юридического лица, и токен. При оформлении новой ЭЦП, другие существующие подписи автоматически аннулируются.

Кроме того, с 1 сентября 2023 года для получения такой подписи представителю организации, не являющемуся её руководителем, потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД). Это электронный аналог бумажной доверенности на подписание электронных документов, который содержит информацию о доверителе, представителе и полномочиях, которые он получает.

Главная задача МЧД — подтвердить, что сотрудник или внештатный работник может подписывать электронные документы от имени организации. МЧД отличается от электронного скана бумажной доверенности тем, что у него есть специальный формат и содержание, которые информационная система или сервис могут считать автоматически.

Руководитель или сотрудник вводит информацию в машиночитаемую доверенность, которую после подписывает своей ЭЦП. Сотрудник может отправить МЧД двумя способами: отдельным файлом вместе с пакетом подписанных документов или указав только номер МЧД, хранящейся в сторонней системе. Получатель МЧД может проверить срок её действия, полномочия сотрудника, указанные в МЧД, и электронную подпись директора, которой она была подписана.

В случае изменения полномочий или отзыва МЧД, директор может сделать это, отправив заявление на отзыв в информационную систему, которая хранит МЧД. Все эти нововведения направлены на создание удобной и безопасной системы для использования электронных подписей и доверенностей в бизнес-среде.

Общие требования к содержанию машиночитаемых доверенностей установлены в приказе Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. В доверенности обязательно должна быть информация о МЧД — название и номер, срок действия; данные доверителя (физлица, ИП или юрлица); данные представителя и полномочия, которые он получает; возможность передоверия; электронная подпись, которой подписана МЧД.

Для использования будет необходимо запросить у руководителя юрлица доступ к закупкам. Государственным — через профиль компании на Госуслугах и личный кабинет ЕИС. Коммерческим — в личном кабинете ЭТП или по правилам конкретной площадки.